Pesan e-mail yang dikirim pengguna dari aplikasi atau website disebut juga sebagai klien email.
Setiap pesan dari klien e-mail diarahkan melalui beberapa server e-mail sebelum sampai ke penerima.
Cara kerjanya bisa dibilang mirip dengan cara surat tradisional terkirim, yang melewati beberapa kantor pos sebelum mencapai kotak surat penerima.
Dikutip dari Cloudflare, adapun beberapa tahapan setelah sebuah pesan e-mail dikirim pengguna dan menuju penerimanya adalah sebagai berikut:
- Setelah surel dikirim, server e-mail pengirim atau disebut juga Mail Transfer Agent (MTA), bakal mulai menghubungi sistem Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
- SMTP bakal memeriksa data e-mail untuk memberitahu server tentang ke mana e-mail akan dikirim atau alamat e-mail penerima.
- Kemudian, SMTP menggunakan Domain Name System (DNS) untuk menerjemahkan nama domain atau alamat e-mail penerima menjadi alamat Internet Protocol (IP).
- Dengan alamat IP itu, SMTP mencari server pertukaran surat atau Mail Exchange (MX) yang terkait dengan nama domain penerima. Jika tersedia , e-mail pengirim akan diteruskan ke server email penerima.
- Email disimpan di server e-mail penerima dan dapat diakses melalui Post Office Protocol (POP) atau Internet Message Access Protocol (IMAP).
- Kedua protokol itu memiliki fungsi yang sedikit berbeda. POP mengunduh pesan ke perangkat penerima dan menghapusnya dari server e-mail, sedangkan IMAP menyimpan pesan dalam klien e-mail, sehingga penerima dapat berbagai perangkat.
Itulah penjelasan soal cara kerja surel. Berdasarkan layananan yang diberikan, surel secara umum terdiri dari tiga jenis, yakni POP Mail, Webmail, dan Forward Mail. Adapun penjelasan jenis-jenis e-mail itu adalah sebagai berikut.